Feedback ที่ตรงเป้าและเข้าใจกันทั้งสองฝ่าย

FeedBack - เป็นเครื่องมือหลักในการบริหารจัดการคน โดยมีจุดประสงค์เพื่อเปลี่ยนแปลงหรือส่งเสริมพฤติกรรมบางอย่าง โดยมีหน้าที่ 5 อย่าง

1. การทำความดี ต้องการการยอมรับ
2. บอกประสิทธิภาพในการทำงาน (performance)
3. ทำให้คนอื่นรู้ว่าใส่ใจ
4. หาทางออกให้พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม
5. เป็นช่องทางในการสื่อสารระหว่างคนในองค์กร

แบ่งเป็น 2 ประเภท
1. positive feedback
2. corrective feedback - ทำผิดเพราะทำไม ยังไง จะทำให้ดีขึ้นได้อย่างไร

องค์ประกอบของ Feedback ที่ดี

1. ความถี่ - บ่อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยพิจารณาจากวัฒนธรรมองค์กรและเนื้องาน
                - High Dynamic Team = รายสัปดาห์ หรือ 2 สัปดาห์ / ครั้ง
                - ลักษณะงานช้า - เดือนละครั้ง
                - ช่วงเวลาที่เหมาะสม  - กำหนดเวลาไว้ล่วงหน้า
                                                    - On the Spot feedback
                                                       - ไม่นานหลังจากเกิดเหตุการณ์
                                                       - สถานการณ์ - ควรได้รับการชมเชย
                                                                             - หากไม่แก้ปัญหาโดยด่วนจะลุกลามใหญ่โต
                                                                             - เป็นโอกาสที่จะได้พัฒนาทักษะ
                                                                             - เป็นเรื่องใหม่ที่ต้องการการสื่อสารมาก
                - ช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสม - คนรับ Feedback ไม่พร้อมที่จะฟัง               
                                                        - คนให้ Feedback ไม่มีความอดทนพอ หรืองานยุ่งเกินไป
                                                        - ไม่มีทางแนวทางที่จะแนะนำ
                 
2. เป้าหมาย - ต้องการจะเห็นอะไร
                    - ความเปลี่ยนแปลง - ทักษะของการทำงาน           
                                                    - วิธีการบริหารเวลา หรือ บริหารงาน 
                                                    - องค์ความรู้
                                                    - ทัศนคติ - เปลี่ยนยาก
                                                                    - แก้ด้วย protocol ที่กำหนดขึ้น (specific feedback)

3. ต้องเป็นการสื่อสาร 2 ทางเสมอ
4. ทุกคนเคารพซึ่งกันและกันไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใดก็ตาม

การเตรียมตัวให้ Feedback

1. มีข้อมูลให้เยอะที่สุด
2. จดว่าจะพูดอะไร - เพื่อควบคุมประเด็น
3. เตรียมตัวไปฟังด้วย - Brainstrom หาแนวทางแก้ปัญหา
4. มีเป้าหมายที่ชัดเจนว่าคุยเสร็จแล้วจะเอาอะไร
    - เป้าหมายระยะสั้น
    - เป้าหมายระยะยาว - workflow process
    - ต้องมีการติดตามอย่างเป็นรูปธรรม

    

1. ฟังอย่างตั้งใจ (active lisening) 
    - เอามือถือไปเก็บ
    - อย่าหันไปเช็คอีเมล์
    - อย่านั่งเคาะปากกา
2. สังเกตคู่สนทนา
    - ภาษากายที่แสดงความไม่พอใจ
    - แสดงออกถึงความไม่เข้าใจ
    - กลุ่มเงียบ - ให้เวลาคู่สนทนาคิด
                       - ใช้คำถามปลายเปิดมาก ๆ
                       - ความอดทนเป็นสิ่งสำคัญ
    - กลุ่มหัวร้อน - มีจำนวนเรื่องที่จะพูดไม่มาก (ไม่เกิน 2 )
                          - พูดชัด ๆ ไปเลยว่าสิ่งเราจะพูดคืออะไร เขียนลงไปในกระดาษ เขียนเหตุผลที่ชัดเจน                              - ห้ามหัวร้อนตาม
                          - อย่างน้อยที่สุดต้องตกลงอะไรกันได้บ้าง
    - เจ้านาย - ปัญหาเป็นปัญหาจริงหรือไม่ ลองซาวด์เสียงเพื่อนร่วมทีม
                    - อย่าไปพูดลอย ๆ ไปพร้อมกับข้อพิสูจน์หรือหลักฐาน แต่อย่าใช้เป็นอาวุธ
3. ต้องเช็กให้แน่ใจว่าคุณและคู่สนทนาเห็นภาพเดียวกัน
4. ทำ Action Plan
    - ประเด็นที่คุยกันเมื่อกี้คืออะไร
    - คนที่รับ feedback จะต้องทำอะไรต่อ โดยเขาต้องรู้สึกว่าเป็นสิ่งที่เขากับคุณตกลงกัน
    - บอกว่าพฤติกรรมดังกล่าวทำลายทีมอย่างไร
    - พูดให้ตรงประเด็น ชัดเจน พูดด้วยความเคารพ
    - ต้องได้ commitment ในการทำอะไรบางอย่าง - สามารถเอาไปติดตามผลในอนาคตได้

อ้างอิงข้อมูลจาก

1. Podcast กลเม็ดในการให้ Feedback ที่ตรงเป้าและเข้าใจกันทั้งสองฝ่าย โดย รวิศ หาญอุตสาหะ